Bedrijfsvoering

Toelichting

We zijn bezig met een fundamentele concernbrede en integrale herinrichting van de financiële administratie. Dat is complex en weerbarstig. We zijn nu klaar met de kernregistratie contracten, de kernregistratie crediteuren en de nieuwe verplichtingenadministratie. En dat is heel belangrijk omdat we hiermee op concernniveau inzicht hebben in de uitnutting van onze budgetten. Echter het kost meer tijd dan gedacht om alle contracten uit het hele concern eenduidig in het nieuwe systeem op te nemen. Om de organisatie niet te belasten met meerdere tijdsintensieve trajecten tegelijkertijd starten we de volgende/laatste modules van FIV in september.
We leveren daarom ook later de concernbrede integrale financiële rapportages op. De (basis)rapportages die er nu al zijn leveren door de kernregistraties (itt tot in het verleden waar steeds handmatige correctie nodig waren) correcte informatie. Maar voor betere en meer complete sturingsinformatie werken we nog aan de rapportages voor de uitnutting van investeringsbudgetten en de verbetering van de rapportagemogelijkheden voor de lijnprojecten door een aparte projectadministratie. Tot die tijd moeten we die sturingsinformatie nog handmatig en dus meer foutgevoelig opstellen.

Toelichting

Toelichting

Toelichting inhoud & planning subsidieproces:
De verbetering van het subsidieproces is meer dan een organisatievraag. In maart 2023 is door de directie met afdelingshoofden van beleid en bedrijfsvoering de problematiek verkend en in een opdracht omgezet. Key2subsidies krijgt in een tijdsbestek van twee jaar een  ‘End-of-life’. Wel is er besloten de migratie doorgaan te gaan naar de nieuwe omgeving van Key2subsidies en betrokken te zijn bij de leverancier voor een nieuwe applicatie. De migratie van Key2subsidies heeft een afhankelijkheid met het project van de servermigratie die uitgesteld is. Dit maakt de planning voor nu onzeker

Toelichting

Voor de iVisie is een routekaart en een programmatische aanpak opgezet om te borgen dat alle speerpunten en gewenste resultaten volgens planning worden gerealiseerd.
Dit project loopt nu.

Toelichting

Het project Informatiebeheer op orde is, onder de slogan “GewoonGoedGedocumenteerd,  van start gegaan met de initiatiefase. Daarin zijn vooral gerichte verkennende gesprekken met daarvoor geselecteerde stakeholders gehouden, dit om de werkbelasting voor de vakafdelingen te beperken. Er is een beeld ontstaan voor een gerichte succesvolle aanpak.
Het management is zich bewust van nut en noodzaak van goed informatiebeheer;
Er is een concept kader met inrichtingsprincipes en oplossingsrichtingen voor informatiebeheer opgesteld;
De eerste inventarisaties op de WOO processen zijn uitgevoerd, waarbij de huidige stand van informatiebeheer is meegenomen;
Een beperkt aantal afdelingen is zelf voor een deel van hun processen aan de slag om het informatiebeheer, of een bepaald aspect daarvan, te verbeteren.

Toelichting

De registratie van de contracten vormt de basis voor het project Grip op Inkoop. Omdat het aanleveren van contracten minder snel gaat dan gehoopt bestaat het risico dat het project Grip op Inkoop vertraging oploopt. Vanuit Grip op Inkoop zal daarom de komende periode ondersteuning worden geboden om op korte termijn te komen tot een zo volledig mogelijk registratie van contracten.

Toelichting

Ministerie is gestopt met de ontwikkeling van het Landelijk publicatie platform Woo (PLOOI). Gemeente zal zelf een publicatieplatform moeten implementeren. Heeft eventueel impact op de doorlooptijd en leidt wellicht tot extra kosten. Bovendien zijn er diverse signalen vanuit de afdelingen over onvoldoende capaciteit om uitvoering te geven aan de implementatie.